Forderungsausfall geschickt vermeiden 11.05.2012

Forderungsausfall geschickt vermeiden

“Zum Schutz vor Forderungsausfällen gibt es drei Grundregeln, die jeder Betroffene beachten sollte. Der Inkassodienstleister Coeo Inkasso ist auf darauf spezialisiert und wirft einen ganzheitlichen Blick auf die kaufmännischen und organisatorischen Anforderungen von Unternehmen. Im ersten Teil unserer Reihe zeigen wir Ihnen, wie Sie mit offenen Zahlungen richtig umgehen.
1. Reagieren Sie zeitnah
Rechnung
Der Ablauf ist in nahezu allen Unternehmen identisch: ein Kunde bestellt das Produkt und die Rechnung wird mit einem adäquaten Zahlungsziel erstellt. Nachdem die Frist zur Zahlung verstrichen ist stellt sich die Frage, wie man mit einer offen gebliebenen Rechnung zielführend umgehen sollte.
Zahlungserinnerung
Beginnen Sie nach maximal drei Tagen Kulanzzeit mit einer ersten schriftlichen Erinnerung. Diese erste Zahlungserinnerung verfolgt das Ziel diejenigen Kunden zu erreichen, die zahlungswillig sind, aber aus diversen Gründen die Zahlung aus den Augen verloren haben.
Formulieren Sie hier höflich und benutzen das Wort „Zahlungserinnerung“. Sie erreichen den Kunden so zeitnah, dass der ursprüngliche Grund der Rechnung noch in Erinnerung ist.
Erste Mahnung
Auch in der Zahlungserinnerung sollten Sie ein angemessenes Zahlungsziel setzen. Nach Ablauf dieser zweiten Zahlungsfrist sollten Sie unmittelbar ohne Kulanzzeit die erste Mahnung versenden. Hier empfiehlt sich eine bestimmende Wortwahl mit Verweis auf die Rechtmäßigkeit des Anspruchs.
An dieser Stelle trennt sich so langsam die Spreu vom Weizen. Zahlungswillige Kunden haben Sie mit der Zahlungserinnerung und mit der ersten Mahnung zu einer Überweisung bewegt. Bei den übrig gebliebenen Kunden handelt es sich also um Kunden, die einen bestimmten Grund für die Nichtzahlung besitzen, sei es Schikane, finanzielle Probleme oder Unzufriedenheit  mit dem Produkt.
Letzte Mahnung
Ist auch das Zahlungsziel der ersten Mahnung verstrichen, sollten Sie unmittelbar den Handlungsdruck des Kunden forcieren. Hier empfiehlt sich die Verwendung der Formulierung „letzte Mahnung“, wobei deutlich gemacht werden muss, warum es sich um die „letzte Mahnung“ handelt.
Für den Kunden ist dies die letzte Möglichkeit mit Ihnen in Verbindung zu treten. Ansonsten wird ein Dienstleister notwendig, der die Durchsetzung der Forderung professionell betreibt.
Nennen Sie nach Absprache hier ruhig ganz konkret um welchen Dienstleister es sich handelt, zum Beispiel Ihren Anwalt und Ihr Inkassounternehmen.
Ihr Kunde wurde nun viermal schriftlich über die Forderung informiert und hatte durchschnittlich acht Wochen Zeit für die Zahlung oder eine Reaktion. Kunden, die in dieser langen Zeit und auf alle Aufforderungen hin nicht reagiert haben, erreichen Sie auch mit weiteren Anschreiben nicht. Sparen Sie sich daher weitere Kosten und Aufwand. 
2. Formulieren Sie richtig
Egal ob sich es um eine Zahlungserinnerung, um die erste richtige Mahnung oder die letzte Mahnung handelt, die Elemente Zahlungsziel, Anspruchsgrund sowie geforderter Betrag sollten immer auf den ersten Blick ersichtlich sein.
In der Zahlungserinnerung benutzen Sie am besten einen höflichen Tonfall mit der Bitte um zeitnahe Überweisung. Bieten Sie proaktiv die Kommunikation an, falls beim Kunden Unzufriedenheit oder andere Probleme mit der Ware entstanden sind. Häufig ist es hilfreich den entsprechenden Mitarbeiter mit Durchwahl zu benennen.
In der ersten richtigen Mahnung dürfen Sie schon etwas bestimmender formulieren. Sie machen Ihr Recht auf die Forderung geltend und dies können Sie so auch kommunizieren. Der Kunde muss seinen vertraglichen Verpflichtungen nachkommen und dies fordern Sie auch ein. Den für Sie zusätzlich entstandenen Aufwand sollten Sie auch unterstreichen indem Sie eine Mahngebühr verlangen.
Die letzte Mahnung ist für den Kunden die letzte Chance zu reagieren. Andernfalls muss er damit rechnen, dass rechtliche Schritte gegen ihn eingeleitet werden. Dies sollten Sie ihm auch mitteilen, sodass Sie Ihren Anwalt oder Ihr Inkassounternehmen ankündigen. Nach Absprache empfiehlt es sich, den genauen Namen der Kanzlei oder des Inkassobüros zu nennen.
3. Machen Sie ernst
Es ist keinem damit geholfen, wenn Sie grundsätzlich auf alle Forderungen verzichten und diese ausbuchen. Sicherlich können Sie aus Kulanz und nach Absprache mit dem Kunden auf Teile der Rechnung verzichten oder in Härtefällen eine Ausnahme machen. Erlauben Sie es Ihren Kunden jedoch nicht nach Belieben zu zahlen oder eben nicht.
In der Beitreibung einer Forderung ist, wie in der Erziehung von Kindern, eines wichtig: Konsequenz. Egal ob Sie im Anschluss an Ihre kaufmännisches Mahnverfahren das Gerichtliche selbst in die Hand nehmen oder auf einen Dienstleister zurückgreifen, Sie sollten es in jedem Falle tun.”“:“http://www.coeo-inkasso.deWeitere Informationen” www.coeo-inkasso.de”:http://www.coeo-inkasso.de