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Print Management und Document Solutions: IDC-Studie 08.05.2012
IDC-Studie: Der deutsche Mittelstand entdeckt Print Management und Document Solutions für sich
Die aktuelle IDC-Studie “Print Management & Document Solutions in Deutschland 2012” bestätigt, dass der deutsche Mittelstand zunehmend Print Services für sich entdeckt. Immer mehr Unternehmen planen zudem mit Document Solutions die Automatisierung von dokumentenintensiven Geschäftsprozessen. Daneben wird mobiles Drucken in den kommenden ein bis zwei Jahren ein wichtiges Thema werden.
*Anforderungen an die IT steigen *
Die Senkung der IT-Kosten (52 Prozent) und die Verbesserung der Sicherheit (49 Prozent) sind für die befragten Fach- und Führungskräfte die wichtigsten Anforderungen an die IT in den kommenden ein bis zwei Jahren. Neben diesen klassischen IT-Tasks müssen die IT-Abteilungen deutscher Firmen die Fachbereiche und deren Geschäftsprozesse stärker als bisher unterstützen – dies gaben 51 Prozent der Befragten zu Protokoll – und stehen zudem vor der Herausforderung, deutlich flexibler als in der Vergangenheit auf neue Anforderungen (46 Prozent), wie etwa konjunkturelle Schwankungen oder organisatorische Veränderungen, zu reagieren.
Mit Print Management und Document Solutions können Anwenderunternehmen diesen Anforderungen begegnen. Zunächst werden mit Print Management die Druckkosten reduziert. Im zweiten Schritt werden dann mit Hilfe von Document Solutions die dokumentenintensiven Geschäftsprozesse effizienter und sicherer gestaltet.
Immer mehr Unternehmen erkennen inzwischen den Nutzen von Print Management und Document Solutions. Diese beiden Bereiche wachsen immer weiter zusammen und können kaum noch isoliert voneinander betrachtet werden. Insbesondere mittelständische Unternehmen (200 – 1000 Beschäftigte) planen in den kommenden ein bis zwei Jahren, Print Management und Document Solutions verstärkt zu implementieren.
Print Services – Noch viel Potenzial
Viele der befragten Unternehmen beziehen aktuell von externen Print Services-Anbietern vor allem Basisdienstleistungen wie Wartung und Support (56 Prozent), Gerätebeschaffung (51 Prozent) und das Verbrauchsmaterial (47 Prozent). Mit diesen sogenannten BPS (Basic Print Services)-Verträgen lassen sich die direkten Kosten senken und eine einzige Abrechnung und ein Reporting sorgen für Transparenz. “Dieser Effekt ist allerdings schnell verpufft”, gibt Matthias Kraus, Analyst und Projektleiter dieser Studie, zu bedenken. “Was nutzen günstige Beschaffungskonditionen, wenn überflüssige Geräte eingekauft und parallel ein Wildwuchs an veraltetem Drucker-Equipment benutzt wird, der fehleranfällig ist, den Bedarf der Anwender nicht erfüllt und die Geräteflotte an veränderte Rahmenbedingungen nicht angepasst wird?”, fragt Kraus weiter.
Insbesondere mittelständische Unternehmen haben das offenbar erkannt, denn vor allem sie planen innerhalb der kommenden zwei Jahre mit der Unterstützung von Managed Print Services (MPS)-Anbieter die Analyse und Bedarfsplanung (49 Prozent), die Gerätekonsolidierung (52 Prozent), das Asset Management (48 Prozent) und die fortlaufende Optimierung der Druckerumgebung (54 Prozent) zu verbessern. “Damit schaffen sich diese Unternehmen eine optimale Basis, um nicht nur die direkten Kosten für Beschaffung und Betrieb zu senken, sondern insbesondere die versteckten Kosten aufzudecken und in der Folge zu reduzieren”, ergänzt Kraus.
Document Solutions verhelfen zu mehr Produktivität
Dass Optimierungspotenzial durch Document Solutions steht bei den befragten IT- und Fachbereichs¬verantwortlichen auβer Frage: Zwei Drittel der Befragten – und hier vor allem wieder der Mittestand – beurteilen Document Solutions als eine geeignete Maßnahme, um dokumentenintensive Prozesse in Teilbereichen zu optimieren. So sind elektronische Formulare (44 Prozent), Lösungen für sicheres Drucken und elektronische Archivierung (jeweils 34 Prozent) und die Digitalisierung und manuelle Weiterleitung von Dokumenten (32 Prozent) – also Software und Services, um Teilbereiche von Dokumentenprozessen zu verbessern oder die Sicherheit zu erhöhen – am weitesten verbreitet.
Mobiles Drucken wird wichtig
Mobiles Drucken – also die Möglichkeit, von jedem mobilen Endgerät an jedem zur Verfügung stehenden Gerät drucken zu können – wird von den Befragten als wichtiger Trend gewertet. Für mehr als die Hälfte der Befragten wird mobiles Drucken – kurzfristig innerhalb der nächsten ein bis zwei Jahre oder mittelfristig innerhalb der kommenden zwei bis fünf Jahre – als wichtiges Thema eingeschätzt. Dabei gaben elf Prozent der Unternehmen an, dass mobiles Drucken bereits heute von großer Bedeutung für sie ist. Lediglich 12 Prozent werten mobiles Drucken hingegen als unbedeutendes Hypethema ab. Weitere Informationen www.idc.de