Maßgeschneidertes Konzept für Hyundai
Bürofachhändler Hain in Offenbach stattete die Europazentrale von Hyundai mit einer Dokumentenmanagement-Lösung von Ricoh aus. Gesucht war ein Konzept, das gemeinsam mit der neuen Hyundai Unternehmenszentrale wachsen kann.
Die Unternehmensgeschichte der koreanischen Hyundai Motor Company begann 1967 mit dem Bau des Ford Cortina in Lizenz. In den siebziger Jahren kam die Entwicklung eigener Fahrzeuge hinzu und 1998 übernahm das Unternehmen seinen Konkurrenten Kia Motors. Der Markteintritt in Deutschland erfolgte im Jahr 1991 mit der Gründung der Hyundai Motor Deutschland. Mit dem Kompaktmodell „Pony“ und drei weiteren Baureihen gelang Hyundai der erfolgreichste Start auf dem hart umkämpften deutschen Markt.
Das Unternehmen produziert seine Modellpalette in achtzehn verschiedenen Ländern. Herzstück ist dabei das Werk im koreanischen Ulsan, der Heimat des Autobauers. In Europa betreibt Hyundai Werke in Tschechien, Russland, der Slowakei und der Türkei. International zählt Hyundai inzwischen zu den fünf größten Automobilherstellern. Seit zehn Jahren gehört das Unternehmen außerdem zu den 100 „Best Global Brands“.
Moderne Dokumentenmanagement-Lösung gesucht
„In der Europazentrale der Hyundai Motor Company in Offenbach wachsen die bislang europaweit verteilten Standorte zusammen. Für den neuen Standort haben wir eine moderne Dokumentenmanagement-Lösung gesucht, die all unseren Anforderungen gerecht wird. Denn unser bisheriges Equipment war inzwischen veraltet und verfügte nur über eine minimale Netzwerkfunktionalität. Die Digitalisierung für den Transfer von E-Mails und Dateien war aufwändig und barg große Risiken zur Fehlbedienung“, berichtet Joachim Luczak, Administrative Assistant Manager bei Hyundai Motor Europe. Für das neue Konzept wünschte Hyundai sich eine Lösung, die sowohl in deutscher als auch in englischer Sprache bedient werden kann, damit alle Mitarbeiter sie optimal nutzen können. Wichtig waren darüber hinaus Datensicherheit, gemeinsamer Netzwerk-Zugriff, benutzerspezifische Rechtevergabe und maximale Systemverfügbarkeit in kompletter Multifunktionalität. Dadurch sollte der Aufwand für IT-Administration insgesamt reduziert werden.
Einen kompetenten und zuverlässigen Partner für dieses Projekt fand Hyundai in dem 1958 gegründeten Familienunternehmen Hain GmbH. Der Fachhändler bietet individuelle und stets aktuelle Lösungskonzepte rund um Büro- und Computertechnik, Software für Dokumentenverwaltung und Arbeitsprozesse sowie funktionale und ergonomische Büromöbel. Darüber hinaus verfügt das Unternehmen über ein dediziertes IT-Service-Team, um seine Kunden auch in diesem Lösungsbereich professionell und langfristig betreuen zu können.
Hard- und Software aus dem Hause Ricoh
Orientiert an den spezifischen Anforderungen von Hyundai entwickelte Hain eine maßgeschneiderte Lösung mit Hard- und Software des Dokumentenmanagement-Spezialisten Ricoh, der in seinem Portfolio auch spezielle Branchenlösungen für den Bereich Automotive anbietet. Im Zentrum stehen standortübergreifende, vernetzte Lösungen mit bereits installierten A3- und A4-Farb-Multifunktionssystemen von Ricoh. Dank der Software Streamline NX haben die Anwender Zugriff auf Funktionen wie Document Processing, „Scan2Anywhere“, Authentifizierung und aktives Monitoring für eine übersichtliche IT-Administration der MFPs im Netzwerk.
Praktisch für die Nutzer: Die Bedienung aller Systeme erfolgt identisch über ein großes Display und eine übersichtliche Schaltfläche am System. Die benutzerfreundliche individualisierbare Oberfläche ermöglicht den einfachen Wechsel zwischen deutscher und englischer Sprache. Für Sicherheit sorgt eine Authentifizierungsfunktion, die in vorhandenen Hyundai-Userkarten integriert werden konnte. So sind mit der Funktion „Print2Me“ beispielsweise Druckaufträge nur für den User selbst sichtbar. Durch Prozess-Sicherheit werden außerdem Fehlversuche vermieden: Scans an die eigenen Mailadresse sind zum Beispiel mit einem Fingertipp möglich.
Bei der Umsetzung haben Hyundai und Hain viel Wert auf umweltschonende Technologien und Funktionen gelegt. So wurden energieeffiziente Systeme mit niedrigem TEC-Wert ausgewählt. Zudem beriet Hain den Fahrzeughersteller hinsichtlich weiterer Energiesparmöglichkeiten wie Quick-Start-up-Technologie und Duplex-Druck.
Der MP C401SRSP ist ein kompaktes A4-Multifunktionssystem von Ricoh. Das Gerät liefert qualitativ hochwertige Ergebnisse, eine hervorragende Bildqualität und effiziente Finishing-Möglichkeiten. Zusätzlich bietet das Modell einfache, intuitive Bedienung, niedrige Umweltauswirkungen und eine Auswahl von vier verschiedenen Konfigurationen. Die MP C401SRSP sind deshalb die klare Wahl für Büros, in denen Produktivität, Workflow, Qualität und Kosteneffizienz ganz oben auf der Liste der Prioritäten stehen.
MP C6003SP: Dieser schnelle und zuverlässige Farb-Multifunktionsdrucker ist die ideale Wahl für eine Vielzahl von anspruchsvollen Aufgaben im Büro. Innovative Funktionen wie durchsuchbares PDF, Ausweiskopie und Dualscan-ADF steigern die Produktivität. Der optionale E-22C-Farbcontroller bietet ein überzeugendes Farbmanagement und Farbabstimmung für außergewöhnlichen professionellen Druck.
Kundenvorteile im Überblick
„Das neue Dokumentenmanagement-Konzept sorgt bei Hyundai für Zeitersparnis und Kostenreduzierung, denn manuelle Arbeitsschritte werden minimiert. Durch die Vereinfachung komplexer Bedienabläufe kann jeder User die praktischen Druck- und Scan-Funktionen jetzt effizient nutzen. Fehlbedienung wird vermieden und fehlerhafte Ergebnisse reduzieren sich. Die Zugriffsgeschwindigkeit wird gesteigert und Informationen werden transparenter“, erklärt Maurizio Pittello, Geschäftsführer der Hain GmbH. „All diese Punkte sorgen zusammen dafür, dass die Mitarbeiter bei Hyundai mehr Zeit für ihre Kernaufgaben gewinnen.“
Die bei Hyundai implementierte Lösung kann mit dem Zuzug neuer Abteilungen in die Unternehmenszentrale wachsen. Auch neue Trends wie Unified Communications für mobile Teams finden Anklang. Das kompakte und kosteneffiziente System P3500 von Ricoh hat bei einer ersten Präsentation für Interesse gesorgt und kann problemlos in die neuen Strukturen eingegliedert werden.
Ricoh Deutschland, Hannover
Ricoh ist ein globales Technologieunternehmen, das sich auf Bürokommunikation, Produktionsdruck, Dokumentenmanagement und IT Services spezialisiert hat. Die Ricoh-Gruppe mit Hauptsitz in Tokio operiert in circa 200 Ländern und Regionen. Im Geschäftsjahr 2014/2015 erzielte die Ricoh-Gruppe weltweit einen Umsatz von 2231 Mrd. Yen (rund 18,5 Mrd. US-Dollar).
Den Großteil des Umsatzes erzielt das Unternehmen mit Produkten, Lösungen und Dienstleistungen, die das Zusammenspiel von Mensch und Information verbessern. Darüber hinaus stellt Ricoh preisgekrönte Digitalkameras und spezielle Industrieprodukte her. Ricoh ist bekannt für die Qualität seiner Technologie, seinen einzigartigen Kundenservice und sein Engagement für Nachhaltigkeit.
Unter dem Slogan imagine. change. hilft Ricoh Unternehmen dabei, ihre Arbeitsweise zu verändern und sich die kollektive Vorstellungskraft ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu Nutze zu machen.
Hain GmbH, Offenbach
Die Hain GmbH steht seit mehr als fünf Jahrzehnten für Zuverlässigkeit in der Beratung, Verkauf und Service im Bereich der modernen Bürokommunikation, IT-Welt bis hin zur ergonomischen Büroeinrichtung mit einem eigenen Ergonomie-Studio und Team am Hauptsitz in Offenbach am Main. Auf dieser Basis werden die Mitarbeiter, Partner und Produkte auf ein sehr hohes Qualitätsmaß geschult, ausgerichtet und entsprechend erweitert. Die Kollegen aus dem Servicebereich sind sowohl im Printing-Umfeld, als auch im IT- Dienstleistungsbereich stets auf dem neuesten Stand der Technik. Durch die Pflege seines Partnernetzwerkes ist das Fachhandelsunternehmen auch für größere Projekte ein kompetenter Partner.
Maurizio Pittello, Geschäftsführer der Hain GmbH, im Interview: Reibungslose Zusammenarbeit und Vertraulichkeit
Mit welchen Argumenten konnten Sie bei Ihrem Kunden besonders punkten?
Pittello: Das Thema Sicherheit spielte bei diesem Geschäft eine wichtige Rolle. Die Vertraulichkeit der Dokumente musste sichergestellt werden und viele vordefinierte Arbeitsprozesse für die MItarbeiter mussten berücksichtigt werden. Ebenso sollte eine klare Trennung zwischen den Abteilungen einmal für weitere Sicherheit und Transparenz sorgen – vor allem im Bereich Autentifizierung und Controlling. All das konnten wir liefern, beziehungsweise bei unserer Beratung überzeugend darstellen. Unser Kunde forderte darüber hinaus eine Vereinfachung der IT-Struktur und eine Harmonisierung der Treiberstruktur. Besonders wichtig war allerdings die zeitnahe Reaktionszeit, unser Vor-Ort-Service. Den konnten wir durch unsere direkte Nachbarschaft zum Kunden und unsere Flexibilität garantieren. Im Falle eines Serviceeinsatzes sind wir in wenigen Minuten zur Stelle. Der Kunde erhält darüber hinaus mittels FM Audit nach jedem Quartal eine ausführliche Auswertung.
Welche Unterstützung haben Sie von Ricoh erfahren?
Pittello: Unser Partner Ricoh hat uns in der Vorbereitungsphase sehr stark im Consulting Bereich, bei den Vorgesprächen mit dem Kunden, Teststellungen der Geräte unterstützt und begleitet. Die individuelle Profilerstellung sowie das Rollout haben wir übernommen. Unser Kunde Hyundai hat besonderen Wert darauf gelegt, dass alles aus einer Hand geliefert wird.
Wer ist für die Betreuung bei Ihnen zuständig?
Pittello: Das ist bei uns das Team aus dem Bereich IT Printing & Service Solutions. Unsere Mitarbeiter sind ausgebildete IT-, Vertriebs- und Servicetechniker. Sie kümmern sich um den Netzwerkaufbau, die Serveradministration, Archivierungsysteme, das klassische Printing – aber alle arbeiten eng zusammen. Sie haben alle hervorragende Arbeit geleistet. Speziell für Hyundai haben wir einen Projektleiter abgestellt.