Studie von Fraunhofer IAO und Kyocera Document Solutions 03.03.2016

Digitales Arbeiten macht produktiver

In der Studie wurde auch untersucht, in welchem Ausmaß in deutschen Büros bereits digital gearbeitet wird und welche Motive es für digitale Tätigkeiten gibt.

Die Digitalisierung verändert sowohl die Gesellschaft als auch die Wirtschaft. Digitale Arbeitsmodelle lösen traditionelle Arbeitsweisen ab. Diese Entwicklung macht auch vor der Büroarbeit nicht Halt. Vor diesem Hintergrund hat das Fraunhofer IAO in Kooperation mit Kyocera Document Solutions untersucht, wie weit die Digitalisierung in Büros deutscher Unternehmen schon vorangeschritten ist.

Mittels einer Online-Umfrage hat das Fraunhofer IAO abgefragt, welche Tätigkeiten eher digital und welche eher papiergestützt durchgeführt werden. Zusätzlich wurden die Beweggründe und Hemmnisse für digitales Arbeiten beleuchtet. Auch die Bereitstellung und Nutzung digitaler Arbeitsmittel wurden in der Umfrage thematisiert sowie die Frage, welche Arbeitsweise und Ausstattung einer höheren Performance zuträglich sind. Knapp 700 Fach- und Führungskräfte aus Unternehmen unterschiedlicher Branchen und Größen haben zwischen September 2015 und Januar 2016 an der Online- Befragung teilgenommen.

Hoher Digitalisierungsgrad bei den Teilnehmern – aber nicht in Besprechungen
Die Auswertung zeigt deutlich, dass die große Mehrheit der Studienteilnehmer bereits verstärkt digital arbeitet. Bei 70 Prozent der Teilnehmer erfolgt der Austausch von Dokumenten und Informationen weitgehend digital. Knapp ein Viertel der Teilnehmer hat noch ein sehr hohes Druckaufkommen bei seiner Arbeit, Papier steht hier noch klar im Mittelpunkt. Vollkommen digital und papierlos arbeiten fast zehn Prozent der Befragten. In Besprechungen dominiert hingegen noch das Papier: Nahezu zwei Drittel der Studienteilnehmer verwenden in Meetings überwiegend ausgedruckte Dokumente oder handgeschriebene Notizen.

Als wichtigste Motive für digitales Arbeiten werden das schnelle Finden und Weitergeben von Dokumenten (91 Prozent Zustimmung), das einfachere Teilen von Informationen (86 Prozent Zustimmung) sowie orts- und zeitunabhängiges Arbeiten (78 Prozent Zustimmung) angegeben. Jedoch halten auch sehr viele Teilnehmer IT-Geräte für zu umständlich und erledigen daher viele Dinge lieber in Papierform (86 Prozent Zustimmung).

Höhere Performance durch Digitalisierung
Die Auswertungen zeigen auch, dass die Unternehmen mit höherem Digitalisierungsgrad als leistungsfähiger eingeschätzt werden. Außerdem ist die Performance bei Unternehmen höher, die stets die neueste, verfügbare IT nutzen, als bei Unternehmen, die gängige oder ältere IT-Geräte und Systeme einsetzen.

„Die digitale Transformation eröffnet uns faszinierende Formen der verteilten Kommunikation. Wir können mit Menschen, die sich an unterschiedlichen Orten befinden, einfach zusammenarbeiten und unsere Expertise an weit entfernten Stellen des Landes und der Welt einbringen. Gleichzeitig können wir von jedem noch so weit entfernten Ort auch unserer normalen Arbeit nachgehen – nur um ein Beispiel zu nennen“, sagt Stefan Rief, Leiter des Competence Centers Workspace Innovation am Fraunhofer IAO. „Die Studie belegt schon jetzt den positiven Effekt der Digitalisierung. Für die Zukunft gilt es nun, noch mehr Experimentierfreude, Neugier und Mut zum Ausprobieren neuer Dinge an den Tag zu legen. Insgesamt müssen wir agiler und weniger planungsorientiert werden.“

Monika Jacoby, Pressesprecherin der Kyocera Document Solutions Deutschland GmbH, unterstützt das: „Die Digitalisierung eröffnet Unternehmen riesige Potenziale. Kyocera liefert schon heute Lösungen dafür, Routine-Prozesse zu automatisieren und zu digitalisieren, um Kosten zu senken.“

Eine Publikation mit weiteren Ergebnissen der Umfrage „Digitales Arbeiten“ wird Mitte 2016 unter www.office21.de sowie auf www.smart.kyocera.de verfügbar sein.